Como e por quanto tempo devo guardar documentos na empresa?

Todo empresário sabe — ou acaba descobrindo, mais cedo ou mais tarde — que a lei brasileira é bastante rígida com as pessoas jurídicas. Não basta pagar seus tributos da forma correta, também é preciso guardar os documentos da empresa por um período determinado a fim de evitar complicações posteriores.
Se você se pergunta “Por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?”, preste atenção nas informações que separamos neste post para te ajudar a manter a papelada organizada.

A razão do arquivamento dos documentos
Guardar os documentos da sua empresa é importante por uma simples razão: quem não toma essa medida corre o risco de ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada.
A lógica é simples: se a organização não puder comprovar um pagamento para o Fisco, será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento é acrescido de multa (de até 20% do valor devido) e de juros da taxa Selic.

Os documentos e o tempo que eles devem ficar guardados
De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento:
Notas fiscais e recibos
Imposto de Renda
Programa de Integração Social (PIS)
Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
Livros fiscais
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
Declarações DIPJ, DCTF, DACON
Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções
As formas de guardar os documentos

Os documentos não precisam, necessariamente, ser guardados em arquivos físicos. É possível escaneá-los e organizar tudo em arquivos digitais. Esses arquivos podem ser salvos em computadores, em mídias físicas (como pen drives, CDs, DVDs ou HDs externos) ou mesmo na nuvem (por meio da utilização de plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, por exemplo). Além de oferecer mais segurança, a digitalização facilita a busca por um documento quando necessário.
Existe ainda a possibilidade de usar ferramentas profissionais ou contratar serviços de empresas responsáveis pela organização e pela guarda de documentos. Esse tipo de serviço é indicado para empresários que possuem documentos ou arquivos que precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.
Respeitar o tempo de guarda de documentos fiscais, além de ser extremamente importante para a empresa, é obrigatório. Por isso, separe os seus documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los e mantenha tudo sempre bem organizado. Assim, você evita que a sua empresa seja acionada por possível sonegação de impostos.
Guardar os documentos do seu negócio também evita problemas como descontroles contábeis, equívocos estratégicos e cobranças indevidas.

Fonte: Blog Sage

Conheça todos os absurdos que ainda existem na CLT

A legislação trabalhista tem mais de 1.700 regras, entre leis, portarias, normas e súmulas. Para o professor da USP José Pastore, ela reúne “absurdos”, que poderiam fazer sentido na década de 1940, quando foram criadas, mas são anacrônicas no século.
A legislação trabalhista tem mais de 1.700 regras, entre leis, portarias, normas e súmulas. Para o professor da USP José Pastore, ela reúne “absurdos”, que poderiam fazer sentido na década de 1940, quando foram criadas, mas são anacrônicas no século XXI. Imposições legais vão desde hora extra menor que 60 minutos até proibição de divisão de férias em dois períodos de 15 dias para quem tem 50 anos ou mais.

HORA COM MENOS DE 60 MINUTOS

O artigo 71 da CLT prevê que a hora noturna — entre 22h de um dia e 5h do dia seguinte — seja de 52 minutos e 30 segundos. Com isso, o trabalhador tem direito a sete minutos e 30 segundos a mais por cada hora trabalhada.

50 ANOS COM FÉRIAS COMPLETAS

Trabalhadores com 50 anos ou mais devem gozar as férias em período único. A permissão para dividir as férias em dois períodos de 15 dias é só para quem tiver até 49 anos.

DESCANSO ANTES DA HORA EXTRA

As mulheres têm direito a descanso de 15 minutos entre a jornada regular de trabalho e o início da hora extra. O benefício foi considerado constitucional pelo Supremo Tribunal Federal (STF) de 2014.

PRAZO DE DOIS ANOS DE PRESCRIÇÃO

A legislação prevê um prazo de até dois anos para que os trabalhadores reclamem na Justiça sobre violações trabalhistas. O prazo, segundo Pastore, é superior ao de outros países. Na Alemanha, a prescrição é de algumas semanas.

ENTRAR E SAIR EM 10 MINUTOS

A CLT estabelece tempo máximo de dez minutos para que os trabalhadores entrem e saiam da empresa, incluído nesse período o tempo para saída na hora do almoço. Pastore pondera que esse tempo pode ser suficiente para quem trabalha em empresa menores, mas para os operários de uma siderúrgica, que passam por pátio até chegar ao portão da fábrica, esse tempo não é suficiente

ACORDOS ETERNOS

Segundo Pastore, há súmula do Tribunal Superior do Trabalho (TST) que torna válida para sempre cláusulas negociadas nas convenções coletivas. Elas não têm prazo de validade. Se uma das partes quiser aquela cláusula, ela não vai cair, mesmo que a conjuntura econômica ou as condições de trabalho mudem, afirma o sociólogo.

PONTO NA EMPRESA

O especialista chama a atenção para a obrigatoriedade de se marcar o ponto na empresa. Mesmo que o empregado possa trabalhar em casa ou tenha que se deslocar para outro local para trabalhar, ele é obrigado a passar na companhia primeiro para marcar o ponto.

Fonte: http://www.mauronegruni.com.br/