Previdência moderniza centros de documentação:

O Ministério da Previdência Social e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) concluíram as obras dos primeiros Centros de Documentação da Previdência (Cedocprev), que já estão em funcionamento em sete cidades brasileiras. Além da melhoria física dos centros, o INSS está modernizando a guarda dos documentos, com a implantação do Programa de Gerenciamento Eletrônico (PGE), que tornará mais ágil a consulta a processos que estão sendo digitalizados. Para 2009, mais 23 centros deverão estar concluídos, em vários estados do país. A previsão do Departamento de Logística do INSS é colocar em funcionamento, até 2011, o total de 92 Cedocprev. Nos centros estará armazenado, de forma organizada, um volume que ultrapassa a mais de 500 quilômetros de documentos e processos do INSS, se arrumados lado a lado. A cada mês, dão entrada no instituto 160 mil novos processos. Nos Cedocprev de São Paulo (SP) e de Porto Alegre, o programa eletrônico já está sendo usado e os processos solicitados pelas Agências da Previdência Social (APS) começam a ser digitalizados. Processos de benefícios dos segurados, referentes à revisão, recursos ou demandas judiciais são devolvidos às unidades por correio eletrônico, CD, DVD ou pendrive. Já nos Cedocprev de Belo Horizonte, Manaus, Fortaleza, Rio de Janeiro e Duque de Caxias (RJ), técnicos do INSS estão promovendo cursos de capacitação sobre o PGE. Assim que os cursos forem concluídos, será iniciada a digitalização dos documentos. Nos Cedocprev são arquivados processos de benefícios que já foram concedidos ou indeferidos. Os novos centros irão também garantir mais rapidez no atendimento a solicitações de documentos e processos. "A estimativa é de 48 horas para atendimento de todas as demandas, tanto as para fins judiciais como os pedidos das APS", observa o coordenador-geral de Recursos Logísticos do INSS, Marcelo Alves. Ele explica que, com a digitalização, o crescimento no volume de papéis será limitado, reduzindo custos e proporcionando uma maior disponibilidade de tempo dos servidores. Nos Cedocprev, todos os processos solicitados serão entregues digitalizados. "Nenhum documento poderá sair do centro. Ao ser solicitado, o processo será escaneado, voltando ao local onde está arquivado", explica Marcelo. A implantação dos Cedocprev faz parte do Programa de Gestão Integrada de Estocagem e do Fluxo de Processos e Documentos, que estabelece um conjunto de medidas e rotinas. O objetivo é a racionalização na criação, tramitação, classificação e avaliação de todos os documentos da instituição. Acervo - Além de preservar o acervo documental do INSS, os sistemas de arquivos implantados nos Cedocprev contribuem para tornar mais eficaz a localização de documentos e processos. Toda a documentação fica mantida nos centros por uma periodicidade que varia de 50 a 100 anos, conforme a tabela de temporalidade e destinação de documentos, estabelecida pela Política Nacional de Arquivos. Documentos que antes estavam guardados de forma descentralizada em diversos arquivos do instituto estão sendo armazenados de acordo com as normas de procedimentos estabelecidas pelo Comitê Executivo de Deliberação do Sistema de Documentação e Informação do INSS (Cedin).